Lösungen und Anwendungsmöglichkeiten

Lösungen und Anwendungs-
möglichkeiten

In vielen Anwendungsbereichen ist ein elektronisches Dokumentenmanagement mit eASys hilfreich oder schlichtweg DIE Lösung.

Beschaffung

Von der Bestellung bis zur Rechnung...

Der Einkauf von Waren und Dienstleistungen ist oftmals ein Vorgang der sich über einen längeren Zeitraum hinzieht. Meist sind auch mehrere Abteilungen und Mitarbeiter daran beteiligt, vom Einkauf über den Wareneingang bis hin zur Buchhaltung. Die Basis für die Vorgangsbearbeitung ist für alle Beteiligten in der Regel ein Dokument oder auch mehrere, von der Bestellung über die Auftragsbestätigung, den Lieferschein und oftmals auch diverse interne Dokumente bis hin zur Rechnung.

Wäre das Leben nicht wesentlich einfacher wenn Sie, ganz gleich welcher Abteilung Sie nun angehören mögen, alle diese Dokumente jederzeit im Zugriff hätten?

Und wäre es nicht schön wenn die Dokumente eines spezifischen Beschaffungsvorgangs auch gleich miteinander verknüpft wären?

Was, wenn Sie ein System hätten, das Sie über den kompletten Vorgang (Workflow) hinweg optimal unterstützt und somit hilft Fehler zu vermeiden?
Mit dem eASys Archivsystem bieten wir Ihnen die optimale Lösung, perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.

E-Mail-Archivierung

Gegen Informationsverlust und volle Postfächer...

Der Anteil an elektronischer Kommunikation, vor allem E-Mails, ist in den Unternehmen im Laufe der letzten Jahre rasant gestiegen. Eine Vielzahl dieser E-Mails beinhaltet sowohl geschäftlich wie auch steuerlich relevante Informationen und ist damit unbedingt zu sichern, sowohl im eigenen Interesse wie auch aufgrund gesetzlicher Vorschriften.

Aufgrund des immensen Datenaufkommens bei der E-Mail-Kommunikation sehen sich viele Unternehmen zudem gezwungen Ihre Postfachgrößen zu begrenzen, oftmals mit der Folge, dass die Benutzer Ihre E-Mails auf lokale bzw. ungesicherte Speicherorte auslagern (PST-Files).

eASys bietet Ihnen die passende Lösung um Ihre in E-Mails kursierenden Informationen sinnvoll zu sichern und zu schützen!

Fileserver Archivierung

Gegen Wildwuchs, Dubletten und platzende DASI‘s...

Im heutigen Informationszeitalter hat die gute alte Schreibmaschine längst ausgedient. Informationen liegen heutzutage elektronisch in Form von Dateien vor, deren Größe stetig zunimmt.

Häufig dienen sogenannte FileServer als zentraler Aufbewahrungsort für diese Art von Informationen, doch fehlt es hier an einer organisierten Ablagestruktur. Häufig müssen ganze Verzeichnisbäume aufwändig und zeitraubend durchsucht werden um wieder an eine Information zu gelangen die irgend jemand vor einigen Jahren mal dort abgelegt hat. Ebenso häufig kommt es dabei vor, dass die gesuchte Information oder Datei gleich mehrfach in unterschiedlichen Versionen oder Bearbeitungsständen wieder zu Tage tritt.

Dieser Wildwuchs führt auch zwangsläufig dazu, dass Datensicherungskapazitäten nicht mehr ausreichen und ständig erweitert werden müssen - ganz zu Schweigen von dem immensen Aufwand, wenn es darum geht eine einzelne, versehentlich gelöschte Datei von einer vorhandenen Datensicherung wiederherzustellen.

Mit eASys räumen Sie Ihre Fileserver endlich auf, sorgen für eine strukturierte Ablage der Informationen und entlasten wieder Ihre Datensicherung!

Korrespondenz

Ein Archiv, das mehr kann...

Tag für Tag erstellen Sie eine Reihe von Dokumenten die Sie gut aufbewahrt wissen wollen. Ganz gleich um welche Art von Dokumenten es sich dabei handelt, eASys ist ihr perfekter Partner für eine sichere Aufbewahrung!

Doch eASys archiviert nicht nur ihre Dokumente, sondern hilft Ihnen auch bei deren Erstellung!

Sie wollen jemandem einen Brief schreiben - recherchieren Sie den Empfänger in eASys und alle notwendigen Adressdaten werden automatisch in das Dokument eingefügt.

Sie schreiben keinen Brief, sondern ein Angebot – eASys zieht für Sie automatisch eine fortlaufende Nummer und fügt diese als Angebotsnummer in das Dokument ein.

Rechnungsprüfung

Höherer Durchsatz und mehr Transparenz…

Eingangsrechnungen durchlaufen Ihr Unternehmen oft mehrere Tage, bevor Sie gebucht oder gezahlt werden? Immer mal wieder kommt es zu Skontoverlusten weil eine Rechnung irgendwo liegen bleibt?

Haben alle Kostenverantwortlichen Ihre Freigabe für eine Rechnung erteilt? Wie viele offene Rechnungen befinden sich überhaupt im Unternehmen bzw. was gibt es an offenen Verpflichtungen?

Sie wünschen sich mehr Durchblick oder öfter mal einen schnellen Überblick?

Sie wollen die Schläfer wecken, die über ihren Rechnungen brüten statt diese zeitnah freizugeben oder zu reklamieren?

eASys bietet Ihnen die Lösung und bewahrt Ihre Rechnungen dabei von Anfang an sicher auf!
Mit eA-RP erreichen Sie eine vollständige Überwachung und Dokumentation des gesamten Geschäftsprozesses, vom Rechnungseingang bis zur Zahlung.

Reisekosten

Eine Quittung geht auf Reisen…

Ihre Mitarbeiter haben regelmäßig Auslagen die sie Ihnen gegenüber geltend machen (Reisekosten, Verpflegungs- und Übernachtungskosten)?

Hierzu füllen diese eine Reisekostenabrechnung aus, deren Vorgesetzte sollen diese genehmigen, aber wo sind jetzt wieder die Belege zu den aufgeführten Kosten?

Der Mitarbeiter sagt er habe die Quittungen mit in die Hauspost gelegt, besteht natürlich nach wie vor auf eine Erstattung und Sie wünschen sich endlich ein Ende dieser Zettelwirtschaft?

Lassen Sie uns das doch für Sie erledigen...

Weitere Möglichkeiten und Informationen